Mudah dengan Ms. Word: Membuat Daftar Isi Otomatis

Salah satu “masalah” pekerjaan kantor adalah editing modul. Dan salah satu tantangan terbesar (lagi) dalam editing modul adalah pembuatan daftar isi. Modul yang berisi banyak halaman dan sering revisi tentunya sangat merepotkan apabila daftar isinya dibuat secara manual. Oleh sebab itu, diperlukan cara jitu untuk membuat daftar isi secara tepat dan akurat.

Readers, pada kesempatan ini saya akan menyampaikan bagaimana membuat daftar isi otomatis. Bukan hanya berguna untuk pembuatan modul, tapi juga untuk makalah, karya tulis, skripsi, dan lainnya yang membutuhkan daftar isi. Yang jelas, setelah membaca ini, Readers diharapkan mampu membuat daftar isi otomatis. Manual? Out! Hehe..

Secara umum, menu utama yang digunakan adalah “Styles” (Home – Styles – Heading) dan “Table of Contents” (References – Table of Contents).

Menu Pulldown Home – Styles – Heading (Kotak merah)

Menu Pulldown References – Table of Contents

Bismillah..


1. Siapkan Dokumen

Pertama-tama, siapkan dulu dokumen yang mau di buatkan daftar isi. Perhatikan, kotak hijau merupakan bagian isi. Lalu perhatikan garis dan lingkaran merah, settingan “Styles” default Ms. Word adalah “Normal”.

2. Menentukan Heading.


“PENDAHULUAN” merupakan judul BAB, sedangkan “DESKRIPSI SINGKAT” merupakan SUBBAB. Pada pengerjaannya nanti akan di bedakan. Sifatnya makin SUB, makin tinggi Styles Heading yang digunakan. Perhatikan gambar di bawah. Biasakan untuk menentukan Heading terlebih dahulu sebelum memberikan Numbering (baik berupa huruf ataupun angka). Perhatikan gambar di bawah

 

3. Konsistensi

Konsistensi maksudnya adalah penerapan format yang sama atas isi suatu bagian dalam dokumen. Penerapan Heading haruslah tepat, sesuai, dan memenuhi unsur kesetaraan. Setara maksudnya, editor harus mampu membedakan kapan penggunaan Heading 1 (BAB), Heading 2 (SUBBAB), Heading 3 (SUBSUBBAB), dst. Pemberian Heading yang kurang tepat dapat menyebabkan Ms. Word salah menerjemahkan bagian dalam daftar isi. Biasakan gunakan fitur “Format Painter” untuk memenuhi unsur kesetaraan.

Apabila seluruh bagian-bagian pokok pada BAB “A. PENDAHULUAN” telah diberikan Heading yang sesuai, mari melanjutkan pada BAB berikutnya.

“B. KEGIATAN BELAJAR” adalah setara dengan “A. PENDAHULUAN” oleh sebab itu kedua nya ditentukan Heading 1. Atau, pada bagian ini dapat digunakan fitur Format Painter.

“1. KEGIATAN BELAJAR 1: KONSEP RISIKO DAN MANAJEMEN RISIKO” merupakan SUBBAB dari “B. KEGIATAN BELAJAR”, oleh sebab itu diberikan Heading 2. Perlu diperhatikan, “1. KEGIATAN BELAJAR 1: KONSEP RISIKO DAN MANAJEMEN RISIKO” memang setara dengan “1. DESKRIPSI SINGKAT” pada BAB “A. PENDAHULUAN”, tapi keduanya tidak memiliki keterkaitan sehingga tidak dapat digunakan Format Painter. Fitur Format Painter digunakan hanya dan jika hanya dua bagian atau lebih saling terkait.

Sedangkan “1.1. Latar Belakang Organisasi dan Pengertian Manajemen Resiko” merupakan SUBSUBBAB sehingga diberikan Heading 3. Apabila masih ada sub bagian lainnya, dapat dipilihkan Heading berikutnya (Heading 4, Heading 5, dst.)

Bagian yang tidak akan masuk dalam daftar isi, dibiarkan pada kondisi default-nya (Normal)

4. Lanjutkan pemformatan pada poin 2 dan 3 hingga akhir dokumen

5. Pembuatan Daftar Isi

Apabila seluruh dokumen telah diberikan Heading sesuai dengan bagiannya, tahap terakhir adalah pembuatan daftar isi. Pindahkan kursor utama ke halaman daftar isi, kemudian pilih Menu Pulldown References – Table of Contents. Akan terdapat tiga pilihan, Automatic Table 1, Automatic Table 2, dan Manual Table. Silakan pilih yang Automatic.

Setelah di klik pada salah satu bagian Automatic, hasilnya akan seperti ini

  

Alhamdulillah, daftar isi otomatis telah selesai. Kita tidak perlu lagi khawatir terdapat kesalahan pada pemberian nomor halaman, karena secara otomatis setiap bagian telah ter-link dengan nomor halaman yang dimaksud. Untuk mengecek, tekan “ctrl” lalu klik pada bagian yang ingin dituju, dengan sekejap Ms. Word akan membawa kita pada halaman yang dimaksud.

Kalau-kalau nanti ada revisi yang mengubah urut halaman, apakah harus diulangi step by step?

Simplenya, ga perlu. Apabila ada revisi yang menyebabkan berubahnya urut halaman, kita hanya perlu meng-update daftar isinya. Klik kanan sembarang pada bagian daftar isi, klik update field.

Akan muncul window baru berisikan dua pilihan update page number only dan update entire table. Update page number only digunakan apabila hanya ingin memperbaharui nomor urut halaman, sedangkan update entire table digunakan apabila user ingin memperbaharui seluruh isi pada daftar isi.

  

Selesai, selamat mencoba :))

Tutor by Raden Abraham